Документы, выданные и имеющие юридическую силу на территории одного государства могут быть использованы на территории другого государства только после их соответствующего удостоверения, если иного не предусмотрено международными договорами, участниками которых являются государства. В настоящее время наиболее широкое распространение получили 2 способа такого удостоверения - консульская легализация и проставление апостиля.
Консульская легализация заключается в подтверждении соответствия документов законодательству государства их происхождения и представляет собой засвидетельствование подлинности подписи должностного агнца, его статуса и, в надлежащих случаях, печати уполномоченного государственного органа на документах и актах с целью использования их в другом государстве.
Иностранные документы, предназначенные для использования на территории России, могут быть легализованы на территории того государства, где эти документы выданы, или же непосредственно в Российской Федерации. В первом случае документ сначала заверяется в Министерстве иностранных дел или ином уполномоченном органе государства, на территории которого выдан документ, а затем легализуется в консульском учреждении Российской Федерации в данном государстве. Во втором случае иностранный документ сначала заверяется в дипломатическом представительстве или консульском учреждении того государства, на территории которого был выдан документ, а затем легализуется в Департаменте консульской службы МИД России. И в том и в другом случае при необходимости может быть потребован нотариально заверенный перевод документа на русский язык.
Как видно, процедура легализации достаточно сложна и требует значительных затрат. Документ, прошедший такую многоступенчатую и трудоемкую процедуру, оказывается действительным только для государства, консульская служба которого его легализовала.
В целях упрощения процесса признания иностранных документов в 1961 году в Гааге (Нидерланды) была подписана Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов (Гаагская конвенция). Для Российской. Федерации она вступила в силу 31 мая 1992 года.
В соответствии с Гаагской конвенцией на документах, совершенных компетентными органами одного государства и предназначенных для использования на территории другого государства, проставляется специальный штамп (апостиль). Апостиль «удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и, в надлежащем случае, подлинность печати или штампа, которым скреплен этот документ» (ст. 5). Подпись, печать или штамп, проставляемые компетентным органом на апостиле, не требуют никакого дальнейшего заверения или легализации, а документ на котором проставлен апостиль, может быть использован в любой из стран-участниц Гаагской конвенции.
Важным требованием Гаагской конвенции является единообразие формальности во всех странах-участницах Конвенции. Согласно статье 4 в этих целях был создан единый образец "апостиля", который находиться у органов, уполномоченных различными государствами, подписавшими Конвенцию, и образец которого прилагается к Конвенции.
Заголовок "апостиль" обязательно должен содержать текст и на французском языке. Помимо официального языка Российской Федерации текст пунктов "апостиля" может быть повторен и на государственном языке республики, входящей в состав Российской Федерации. Конвенция не разрешает вносить изменения в текст "апостиля" и менять последовательность размещения его строк на штампе. Не допускается также изготовление "апостиля" с листа методом ксерокопирования штампа или иным путем для последующей подшивки к удостоверяемым документам. Во всех случаях должен проставляться именно оттиск штампа "апостиля".
Легализация и проставление апостиля не требуются, если международным договором предусмотрена отмена или упрощение этих процедур. Так., двусторонними договорами о взаимной правовой помощи Конвенцией о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным: и уголовным делам от 22 января 1993 года предусмотрено, что документы, которые на территории одной из договаривающихся Сторон изготовлены или засвидетельствованы. учреждением или специально на то уполномоченным органом в пределах их компетенции и по установленной форме и скреплены официальной печатью, не требуют на территории дугой договаривающейся стороны какого-либо удостоверения (легализации). В отношении таких документов может быть потребован только их нотариально заверенный перевод.
APOSTILLE
(Convention de la Haye du 5 octobre 1961)
1. Страна ......................................................
Настоящий официальный документ
2. был подписан (фамилия) ........................................
3. выступающим в качестве ........................................
4. скреплен печатью/штампом (название учреждения)
..................................................................
Удостоверено
5. в ....................... 6. (дата) ..........................
7. (название удостоверяющего органа) ............................
8. за N .........................................................
9. печать /штамп 10. подпись ...................................
Органы записи актов гражданского состояния субъектов Российской Федерации - проставляют "апостиль" на подлинниках актов гражданского состояния, выданных на территории данного субъекта. Проставление "апостиля" регулируется не постановлением правительства, а нормативным письмом Министерства Юстиции РФ (N7-2/26 от 17.03.92г. "О проставлении апостиля") не потерявшим юридическую силу и по сей день.
В соответствии пп. 41 п. 1 ст. 333.33 Налогового кодекса Российской Федерации за проставление апостиля взимается государственная пошлина в размере 300 рублей за каждый документ.